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Visio 2013 Tips

Excel のデータを利用した組織図の作成

Visio では、Excel ブックや Exchange Server ディレクトリに保存されているデータをインポートして、組織図を自動作成できます。

Visio 2013 から、組織図上の図形に表示する写真を一括で挿入したり、図形のスタイルを変更したりできるため、効率よくデザイン性の高い組織図を作成できます。

画像: インポートするデータ

画像: 図形に表示する写真

STEP 1

Visio 2013 を起動し、スタート画面で [組織図ウィザード] をクリックして選択し、[作成] をクリックします。

画像: 組織図ウィザードをクリック

STEP 2

[組織図ウィザード] の [組織図の作成方法を選択してください] で [ファイルまたはデータベースにすでに保存されている情報を使用する] をオンにして [次へ] をクリックし、[組織情報の保存先] で [テキスト、Org Plus (*.txt)、Excel ファイル] を選択して [次へ] をクリックします。

画像: [組織図の作成方法を選択してください]

画像: [テキスト、Org Plus (*.txt)、Excel ファイル] を選択

STEP 3

[参照] をクリックし、[組織図ウィザード] ダイアログ ボックスでインポートするデータが含まれる Excel ブックを選択して [開く] をクリックして、[次へ] をクリックします。

画像: Excel ブックを選択して [開く] をクリック

画像: Excel ブックを選択して [開く] をクリック2

画像: Excel ブックを選択して [開く] をクリック3

STEP 4

[データ内で組織を定義する情報を含む列 (フィールド) を選択してください。] で [名前] に [名前] を、[報告先] に [報告先] を選択して [次へ] をクリックします。

[名前] にはデータをほかのデータと識別する項目を、[報告先] には組織図で上位となる項目を指定します。

画像: [データ内で組織を定義する情報を含む列 (フィールド) を選択してください。]

STEP 5

[データ ファイルの列] で図形に表示する項目を選択して [追加] をクリックします。

下図では、組織図の図形に [名前]、[電子メール]、[電話番号] が表示されるように設定しています。

画像: 組織図の図形に [名前]、[電子メール]、[電話番号] が表示されるように設定

STEP 6

[データ ファイルの列] で図形データに格納する項目を選択して [追加] をクリックします。

下図では、すべての列のデータが、図形データに追加されるように設定しています。

画像: すべての列のデータが、図形データに追加されるように設定

STEP 7

組織図の図形に表示する写真を一括でインポートするには、[組織図の画像を含むフォルダーを検索する] をオンにして [参照] をクリックし、[組織図ウィザード] ダイアログ ボックスで使用する写真が保存されているフォルダーを選択して [開く] をクリックして、[次へ] をクリックします。

画像: 組織図の図形に表示する写真を一括でインポートするには

画像: 組織図の図形に表示する写真を一括でインポートするには2

画像: 組織図の図形に表示する写真を一括でインポートするには3

STEP 8

データの件数 (組織図に含めるメンバーの数) が多いときなどに、複数ページに分けて組織図を作成できます。

手動で指定するのではなく、自動的にページを分割したい場合は [自動的に複数ページに分割する] をオンにして [完了] をクリックすると、組織図が作成されます。

画像: [自動的に複数ページに分割する] をオン

画像: [自動的に複数ページに分割する] をオン2

STEP 9

組織図の図形の種類を変更するには、リボン メニューの [組織図] タブの [図形] で種類を選択します。

[図形] ウィンドウに選択した組織図の図形のステンシルが表示され、役職やレベルに応じて図面上の図形が変更されます。

画像: リボン メニューの [組織図] タブの [図形] で種類を選択

画像: リボン メニューの [組織図] タブの [図形] で種類を選択2

STEP 10

リボン メニューの [デザイン] タブの [テーマ] でテーマを変更すると、図面のデザインを変更できます。

たとえば、図形の役職やレベルに応じて図形の色を分けることなどができます。

画像: リボン メニューの [デザイン] タブの [テーマ] でテーマを変更する

図面の操作

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