コラム

組織管理効率化のすすめ〜配席図(座席電話帳)の作成
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皆様の中には、異動・組織変更に苦慮されている方が多くいらっしゃると思います。
そのような方のために Visio を利用した効率化テクニックのなかで、配席図(座席電話帳)の作成をご紹介いたします。

異動後に待ち受けるもの!?

異動・組織変更後に行う作業として「配席計画」や「配席図」の作成があります。
「配席計画」は組織運営にも関わる重要な作業であり、相性・性格・特性などの考慮が必要なデリケートな作業です。非常に悩まれた方がいらっしゃることと思います。
組織図と同様に、多くの方がワープロや表計算等のソフトウェアを利用して作成されていると思いますが、やはり罫線の引き直しなどが面倒で、結局付箋紙や紙に名前を書いて「切り張り」で計画されている方が多いのではないでしょうか?
また、「配席図(座席電話帳)」も計画完了後、多くの組織が利用している書類ですが、作成の度に苦労されているのではないでしょうか?
当サイトでは、配席計画や配席図を簡便化するためのVisioアドインツールを無償で公開しています。

座席電話帳ツール

座席電話帳ツールでは、配席で必要な「配席ステンシル」と「座席シェイプ」を提供します。
下記にその機能の一部をご紹介いたします。

座席電話帳ツールの ダウンロード

配席ステンシル

  • 座席電話帳テンプレートファイルを開き、[アドイン]タブの[座席電話帳]グループから[配席シェイプの生成]をクリックすると、組織表ファイルを指定するウィンドウが表示されます。ここでは組織図ウィザードで利用した組織表を指定します。

  • データが正常に読み込まれると、ステンシルと呼ばれるウィンドウに職員の一覧が列挙されます。

座席シェイプ

  • 座席シェイプをドラッグ アンド ドロップして、座席のレイアウト図を作成します
    (座席シェイプには日本のオフィスで利用されている主要なサイズの図形が掲載されています。)
  • 配席ステンシルの職員を座席シェイプにドラッグ アンド ドロップすると座席に名前と電話番号が表示されます。
  • 座席シェイプをダブルクリックで職員の情報を編集できます。

組織表への書き戻し

  • [アドイン]タブの[座席電話帳]グループから[配席データの出力]をクリックすると変更した組織図を元の組織表に書き戻すことができます。

Let's Try !

Visioでは複雑な操作を覚えることなく直感的に図式を扱うことができます。これからのソフトウェア操作は「習うより慣れろ」です。ぜひVisioを利用し、組織管理の効率化に役立ててください。

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